OPERACE S DATY

  PDF verze pro tiskCvičení

Line

Obsah:

Line

Základní pravidla

Pro tvorbu tabulky se doporučuje dodržet postup:

  1. Návrh tabulky (schéma).
  2. Vyplnění údajů tabulky (celou tabulku vytvoříme jedním typem, velikostí a barvou písma).
  3. Vložení a kopírování vzorců a funkcí.
  4. Úprava a formátování tabulky (písmo, zarovnání, barevné výplně buněk, ohraničení buněk atd.). Nesmíme zapomenout, že šedivé čáry na listě - mřížka jsou jen pomocné a na tiskárně se standardně nezobrazují.
  5. Další akce s tabulkou (grafy, obrázky atd.).

Po vyplnění několika buněk uložíme dokument na příslušné paměťové médium příkazem SOUBOR-ULOŽIT nebo SOUBOR-ULOŽIT JAKO. Program MS EXCEL vytváří dokumenty typu .XLS. V průběhu další práce potom v pravidelných intervalech vykonáváme funkci SOUBOR-ULOŽIT, anebo pro tuto operaci použijeme příslušné tlačítko nebo klávesovou zkratku CTRL+S.

Všechno nové, co do dokumentu vkládáme, se vkládá na místo, kde je umístěn buňkový kurzor.

Převážnou většinu činností, které jsme provedli a nevyhovují nám, můžeme anulovat příkazem ÚPRAVY–ZPĚT nebo CTRL+Z.

Jakékoliv nastavení, formátování atd. můžeme kdykoliv odstranit, změnit.

Před ukončením práce s dokumentem vykonáme funkci ULOŽIT.

Práci s dokumentem (sešitem) ukončujeme buď ikonou X v řádku hlavního menu nebo příkazem SOUBOR-ZAVŘÍT. Program EXCEL v tomto případě zůstává spuštěný a můžeme pracovat s dalším dokumentem. Klávesová zkratka CTRL+F4 uzavře dokument a ALT+F4 ukončí program. Zavíráme-li neuložený dokument, program na to upozorní.

Najednou může být v programu MS EXCEL otevřeno i více dokumentů. Můžeme mezi nimi přecházet pomocí CTRL+F6, výběrem požadovaného sešitu z hlavního menu OKNO nebo volbou tlačítek s názvy dokumentů v sekci aktivních úloh v hlavním panelu.

Váháme-li, ve kterém hlavním menu najít potřebnou funkci programu MS Excel, zkusíme, jestli není zařazena také do kontextového menu (místní nabídky) vybrané buňky, sloupce, řádku nebo skupiny buněk.

Pracujeme-li s disketou, nikdy disketu nevybíráme, dokud ještě na obrazovce vidíme obsah dokumentu – není zavřený, práce s ním ještě neskončila.

Na obsah

Line

VKLÁDÁNÍ, ÚPRAVA A MAZÁNÍ DAT

Data do buněk vložíme tak, že klikneme na příslušnou buňku a napíšeme požadovaný text, číslo nebo vzorec. Vkládání ukončujeme klávesou ENTER, přechodem na jinou buňku pomocí kurzorových kláves, kliknutím na jinou buňku nebo kliknutím na tlačítko se zeleným symbolem odsouhlasení - „fajfky“ v řádků vzorců. Stisknutím klávesy ESC nebo „X“ v řádku vzorců zůstane v buňce její původní obsah. Chceme-li zapsat do všech buněk vybrané oblasti stejný údaj, zapíšeme ho do aktivní buňky a potom stiskneme kombinaci kláves CTRL+ENTER.

  • Buňka může obsahovat:
  • Text - maximálně 32 767 znaků (zobrazí se pouze 1024 znaků).
  • Číslo - přesnost na 15 cifer. Smí obsahovat pouze znaky 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - E e € ( ) , / % Kč (symbol € vložíme např. klávesovou zkratkou CTRL+ALT+e). Kladné číslo nemusí být označeno znakem + a pro oddělení desetinné části čísla se používá desetinná čárka.
  • Hodnotu se symbolem Kč
  • Hodnotu se symbolem %
  • Kalendářní datum a čas - zobrazuje rok, měsíc, den, hodiny, minuty a sekundy. Datum vkládáme tak, že jeho jednotlivé části oddělujeme tečkou, lomítkem nebo pomlčkou (1.10.1999, 10/10/1999, 1-10-1999). Jednotlivé složky časového údaje oddělujeme dvojtečkou (15:40:45). Tyto údaje jsou považovány za číselné.
  • Vzorec - zápis uvedený znakem „=“ pro výpočet hodnoty.
  • Funkci
  • Logickou hodnotu
  • Komentář – textová poznámka spojená s buňkou.
  • Hypertextový odkaz – název souboru nebo stránky WWW.
  • Chybové hlášení – jako výsledek výpočtu vzorce. Uvedený příklad chybového hlášení oznamuje, že sloupec je příliš úzký, nevejde se do něj celý výsledek.
  • Indikátory (inteligentní značky, tlačítka možností)
  • Název – pojmenování buňky nebo skupiny buněk. o Komentář o změně obsahu buňky (u sdílených sešitů).

Pokud je při vkládání dat napsaný obsah buňky delší, než je šířka sloupce, text „přeteče“ opticky do sousední buňky, pokud je prázdná. Tuto vlastnost používáme např. u nadpisů tabulek. Pokud je vedlejší buňka (vpravo) plná, přetečený text je skrytý pod ní.

Pokud potřebujeme napsat text v jedné buňce do více řádků, každý řádek zalomíme klávesovou zkratkou ALT+ENTER.

Mazání dat (vyprázdnění buněk) provedeme vybráním buňky nebo skupiny buněk a stisknutím klávesy DELETE, použitím hlavního menu ÚPRAVY–VYMAZAT nebo pomocí kontextového menu (místní nabídky) vybrané buňky, skupiny buněk, vybraného řádku nebo sloupce.

Potřebujeme-li upravit už existující obsah buňky, přesuneme na ni buňkový kurzor.

  • Napíšeme nový obsah a ukončíme vkládání dat. Obsah buňky se přepíše novou hodnotou. o Klikneme do řádku vzorců, kde se nám objeví psací kurzor a upravujeme obsah buňky. Ukončíme některým ze způsobů ukončování vkládání dat.
  • Dvojklikem dostaneme psací kurzor přímo do buňky a editujeme tam. o Klikneme na buňku a stiskneme klávesu F2. Editujeme přímo v buňce.
  • Po napsání nové hodnoty nebo editaci stávajícího obsahu buňky se v řádku vzorců objeví dvě nová tlačítka:
  • potvrzení provedené změny (stejně jako ENTER)
  • zrušení provedené změny (stejně klávesa ESC)

Po změně obsahu buňky dojde k automatickému propočtu všech vzorců, ve kterých je na danou buňku odkaz (je-li automatický propočet nastaven – standardně je).

Práce se vzorci a funkcemi je podrobně popsána v kapitole Tvorba vzorců a funkcí v programu MS Excel.

Na obsah

Line

OVĚŘOVÁNÍ VSTUPNÍCH DAT

Před zápisem dat do buněk lze ověřit, zda data splňují podmínky (např. jsou-li v zadaném intervalu přípustných hodnot). Většinou zadáváme minimální a maximální přípustnou hodnotu. Postup nastavení ověřování dat:

  1. Označíme oblast buněk, ve kterých chceme data ověřovat.
  2. Postupem DATA-OVĚŘENÍ-NASTAVENÍ určíme podmínku, kterou mají data splňovat, typ dat, logickou podmínku apod.
  3. Postupem DATA-OVĚŘENÍ-ZPRÁVA PŘI ZADÁVÁNÍ můžeme zadat nápovědu, která se zobrazí po vybrání buňky pro zápis dat.
  4. Postupem DATA-OVĚŘENÍ-CHYBOVÉ HLÁŠENÍ nastavíme oznam, který se zobrazí, byla-li do buňky zadaná nevyhovující hodnota. Ověření se vztahuje na data zapsaná po jeho nastavení a ne na výpočty.

Na obsah

Line

POJMENOVÁNÍ BUNĚK A OBLASTÍ

Pojmenovávání buněk nebo oblastí buněk nám může pomoct při vyhledávání určitých sekcí rozsáhlých tabulek, zjednoduší tvorbu vzorců a funkcí, kde může být název operandem nebo argumentem funkce a tím se vyhneme možným chybám při zadávání adres jednotlivých buněk, atd.

Názvy plně nahrazují adresy a zabraňují chybám. Pojmenovaná buňka je v celém sešitu jedinečná a nahrazuje celou adresu. Názvy jsou adresovány v absolutních souřadnicích a tak je můžeme kopírovat a stále ukazují na tytéž buňky. Názvy buněk a oblastí jsou seřazeny v poli názvů – první prvek v řádku vzorců.

Vybereme-li název v poli názvů v řádku vzorců, kurzor se přesune na pojmenovanou buňku nebo oblast a ta se přebarví.

PRAVIDLA POJMENOVÁVÁNÍ:

  • Název může být dlouhý maximálně 255 znaků.
  • Prvním znakem názvu má být písmeno nebo znak podtržení. Další znaky jsou písmena, číslice, tečky a znak podtržení. Mezery nejsou přípustné. Název nemůže být odkazem na buňku, např. C20).
  • Velká a malá písmena se nerozlišují.
  • Název musí být jedinečný v celém sešitě.
  • Jedna buňka může mít i více názvů.
  • Při pojmenovávání se předpokládá, že pojmenováváme čísla a text v některé sousední buňce se nabídne jako název (přednost má text vlevo od čísla).

FUNKCE VLOŽIT-NÁZEV-...

  • VLOŽIT-NÁZEV-DEFINOVAT... nebo CTRL+F3 – zadáme vlastní název oblasti, který se zařadí do pole „Názvy v sešitu“. Vybrali jsme pouze buňky s daty.
  • VLOŽIT-NÁZEV-VYTVOŘIT... nebo CTRL+SHIFT+F3 – potvrdíme směr přiřazení názvu. Jde o pojmenování buněk přiřazením názvu z vedlejších buněk. Vybrali jsme buňky s daty i názvy sloupců a řádků tabulky. • VLOŽIT-NÁZEV-VLOŽIT... – z nabízených existujících názvů vybereme požadovaný a vložíme ho např. jako argument funkce nebo operand vzorce.

POJMENOVÁNÍ 3D (TROJROZMĚRNÉ) OBLASTI

  • Buňkový kurzor postavíme na první list 3D oblasti a v dialogovém panelu funkce VLOŽIT-NÁZEV-DEFINOVAT zapíšeme do pole „Názvy v sešitě“ zvolený název definované oblasti. V poli „Odkaz na“ zrušíme zobrazenou adresu.
  • Stiskneme SHIFT a myší klepneme na ouško posledního listu 3D bloku. • Myší vybereme 2D oblast a stiskneme tlačítko „Přidat“.

Na obsah

Line

VYTVÁŘENÍ ŘAD

Řady čísel, dnů v týdnu a měsíců vytvoříme tažením kurzorem myší za pravý spodní roh vyplněné buňky. Řady čísel tvoříme také postupem ÚPRAVY-VYPLNIT-ŘADY.

TAŽENÍ LEVÝM TLAČÍTKEM:

Ukážeme-li myším kurzorem na čtvereček v pravém dolním rohu aktivní buňky, změní se na černý „nitkový“ kříž a umožňuje nám vyplňovat okolní vybrané buňky (v jednom směru) analogicky podle obsahu nebo vzorce ve výchozí buňce. Tedy kopíruje obsah nebo vzorec do dalších buněk. Tato funkce je velice „user-friendly“. Potřebujeme-li v tabulce stejný vzorec pro více řádků nebo sloupců, stačí ho sestavit pouze jednou a potom ho zkopírovat do dalších řádků nebo sloupců.

  • Jedna buňka se zapsaným dnem v týdnu nebo měsíce – tažením se vytvoří vzestupná řada, která se bude cyklicky opakovat.
  • Dvě zapsané a označené buňky – vytvoří se řada, kde dva po sobě jdoucí členy budou mít rozdíl prvních dvou uvedených hodnot.
  • Buňka obsahující text s číslem před nebo za – tažením vzniká řada, kde se vzestupně mění číslo. Text – abeceda se nijak neupravuje.
  • Levé tlačítko + CTRL – podle směru tažení se vytváří vzestupná nebo sestupná řada.

PRAVÉ TLAČÍTKO:

  • Je-li v buňce číslo nebo datum a taháme za pravý spodní roh pravým tlačítkem, zobrazí se místní nabídka a můžeme si vybrat, jestli budeme tvořit aritmetickou (růstový trend), nebo geometrickou posloupnost.

Na obsah

Line

FORMÁTOVÁNÍ

Formátovat můžeme tu část tabulky, kterou jsme programu označili - vybrali. Při vybírání používáme myší kurzor ve tvaru tlustého bílého kříže, kterým ukazujeme dovnitř první buňky našeho výběru. Přesný popis vybírání je v kapitole OZNAČOVÁNÍ–VÝBĚR.

Šířku sloupce měníme postupem FORMÁT-SLOUPEC-ŠÍŘKA nebo přímo v liste pomocí myši. Najedeme na pravý okraj záhlaví sloupce (myší kurzor se změní na černou dvojsměrnou šipku) a taháme potřebným směrem. Pokud to uděláme u jednoho z více vybraných sloupců, změní se stejně šířka u všech. Můžeme použít i kontextové menu záhlaví sloupce. Dvojklikem na pravém okraji záhlaví sloupce se šířka přizpůsobí nejdelšímu údaji. Platí to i pro skupinu sloupců. (str.42)

Výšku řádku měníme postupem FORMÁT-ŘÁDEK-VÝŠKA nebo přímo v liste pomocí myši. Najedeme na dolní okraj záhlaví řádku (myší kurzor se změní na černou dvojsměrnou šipku) a taháme potřebným směrem. Pokud to uděláme u jednoho z více vybraných řádků, změní se stejně šířka u všech. Můžeme použít i kontextové menu záhlaví řádku. Dvojklikem na dolním okraji záhlaví řádku se výška přizpůsobí nejvyššímu údaji. Platí to i pro skupinu řádků. Výška řádků se automaticky mění podle naformátované výšky obsahu buněk. (str. 42)

Formátování obsahu buněk pro vybrané buňky nebo skupiny buněk provádíme postupem FORMÁT–BUŇKY (zobrazí se členitý dialogový panel, ve kterém nastavujeme požadované parametry). Tento panel se zobrazí i klávesovou zkratkou CTRL+SHIFT+1 (1 píšeme z alfanumerické klávesnice) nebo z kontextového menu. Často také používáme ikony v panelu nástrojů FORMÁT. Podrobný popis je v kapitole hlavního menu FORMÁT. Formátovat můžeme i 3D oblast. Formátujeme jen potřebný rozsah buněk, ne celé řádky nebo sloupce. (str. 41)

Potřebujeme-li vložit do listu mezi existující buňky, řádky nebo sloupce nový prvek, nastavíme se na prvek, před který budeme vkládat a použijeme postup VLOŽIT – BUŇKY, VLOŽIT – SLOUPEC, VLOŽIT – ŘÁDEK, nebo použijeme kontextové menu vybraného prvku (buňky, řádku, sloupce). Vybereme-li více sloupců nebo řádku a potom provádíme vkládání, vloží se označený počet sloupců nebo řádků před první označený. (str. 38, 39)

Na obsah

Line

PŘESUN, KOPÍROVÁNÍ

Ukážeme-li myším kurzorem na pravý okraj buňky, změní se na černý „nitkový“ kříž a ten nám umožňuje přesouvat nebo kopírovat obsah buňky. Při kopírování zároveň držíme stisknutou klávesu CTRL.

Přesun a kopírování můžeme samozřejmě vykonat i jinými obvyklými způsoby z hlavního menu ÚPRAVY, použitím tlačítek v panelu nástrojů STANDARD nebo klávesovými zkratkami. (str. 36)

Na obsah

Line

KOPÍROVÁNÍ FORMÁTU

Chceme-li formátovat více nespojitých oblastí stejným formátem, stačí naformátovat pomocí hlavního menu nebo tlačítek v panelech nástrojů jednu oblast. Naformátovanou oblast označíme-vybereme, klepneme na tlačítko „KOPÍROVAT FORMÁT“ a vybereme cílovou formátovanou oblast. Poklepeme-li na tlačítko dvakrát, zůstává trvale zapnuté a můžeme ho používat opakovaně. Vypneme ho opětovným klepnutím nebo klávesou ESC.

Na obsah

Line

INTELIGENTNÍ ZNAČKY (Smart Tags)

Tyto značky jsou označením výsledku činnosti aplikace na pozadí, kdy data zapsaná v buňce byla rozpoznána a označena jako určitý typ dat. K tomuto typu dat jsou přiřazeny určité připravené akce (k jejich uskutečnění je zpravidla potřebné otevřít jiný program).

Najedeme-li kurzorem na indikátor nebo buňku s indikátorem inteligentní značky, po pravé straně tlačítka se zobrazí šipka s nabídkou možných akcí pro daný datový typ. Jednou z nabízených akcí je i odstranění této značky. Činnost značek aktivujeme postupem NÁSTROJE – MOŽNOST – PRAVOPIS - AUTOMATICKÉ OPRAVY - INTELIGENTNÍ ZNAČKY.

Na obsah

Line

TLAČÍTKA MOŽNOSTÍ

Jsou to pomocníci, kteří nabízejí podle situace nejčastější možné operace. U vybraných akcí se zobrazí tlačítko s nabídkou možného pokračování (obdoba inteligentní značky):

  • možnosti vložení, formátování – akce spojené s formátem
  • možnosti automatického vyplnění (objeví se po vybrání buněk tažením) • možnosti automatických oprav (automatické opravy textu)
  • možnosti kontroly chyb (v buňce je v levém horním rohu zelený trojúhelníček jako indikátor chyby a také tlačítko s detekcí chyby.

Tlačítko možností vložení a formátování

Na obsah

Line

 

Poslední aktualizace: 12.12.2004

webmaster